Ti è arrivata la mia mail di promemoria? Sì e ho dato fuoco al PC

Conversazione al lavoro.

“Scusa, ti sei ricordato di fare questo?”
“No, cazzarola, hai ragione, ti chiedo scusa, adesso mi ci metto”
“Prossima volta ti mando una mail”
“No, non c’è bisogno me lì’ero appuntato, è proprio che col casino mi son scordato”
“No, te la mando così ho la traccia che te l’ho chiesto per tempo”

Ecco, sentito questo mi è venuto un brivido.
E’ vero, lo facciamo tutti, mandiamo mail a colleghi, clienti e fornitori per avere traccia di quello che abbiamo detto, per poter inoltrare a distanza di tempo una mail e dire “te l’avevo detto, lo sapevi è nero su bianco”.
Già, poi i più virtuosi di noi fanno anche re-mind dell’incarico affidato, mail del tipo “5 giorni fa ti ho chiesto una cosa che mi serve fra tre giorni, volevo solo ricordartelo”.
Se entrate in un ufficio e vedete una persona col volto disteso state certi che ha appena inviato una mail di questo tipo, un promemoria per un collega.
Ci si sente più leggeri, dopo averla inviata.
E’ una pratica diffusa, alcuni sono più “educati” altri sono più compulsivi ma tutti lo facciamo.
I più sottili usano una tecnica blindatissima, del tipo “ti scrivo per non disturbarti, così leggi quando puoi, volevo solo ricordarti che……”.
Questo è geniale perché passi una responsabilità e blindi pure la posizione.
Ora non è del tutto sbagliato, questo fenomeno.
Quando si ha a che fare coi clienti o coi fornitori, specie se ci sono vincoli e penali, è sempre opportuno scrivere. In fin dei conti è un pezzo che si sostiene che il “verba volant”.
Però come in tutte le cose ci vorrebbe buon senso, specialmente per evitare poi la necessità di regole che sono antipatiche.
Quale sia il limite non lo so, forse servirebbe fidarsi più dei colleghi, sapere che gli si affida un incarico se ne prenderanno la responsabilità. Però sono necessarie alcune condizioni.
In primis dobbiamo avere la certezza che il nostro collega è persona seria ed affidabile, che se si prende un impegno lo porta a termine nei modi e nei tempi corretti. E questo è abbastanza semplice, affideremo mai un lavoro per noi ad una persona inaffidabile, imprecisa e superficiale? Così fosse poi non dobbiamo lamentarci alla macchinetta del caffè, abbiamo sbagliato noi.
Seconda cosa dobbiamo dare la possibilità al nostro collega di negoziare l’incarico. Mi spiego, se gli mando una mail con scritto quello che mi serve non è detto che io abbia la giusta percezione dei suoi carichi di lavoro e delle sue priorità. Potrei affidargli un incarico legittimo, lui potrebbe essere persona affidabile ma potrebbe non essere nelle condizioni di esserlo.
Mandare una mail non ci solleva da tutta una serie di altre attività. Pensate di ricevere una mail da un collega, non riuscire a leggerla subito, leggerla dopo un po’ e scoprire che vi ha chiesto una cosa urgente. Voi, per il fatto che non avete rifiutato, vi sentite di aver delle responsabilità rispetto al ritardo?
A questo punto qualcuno obietta dicendo che prima si manda una mail e poi si telefona.
Giusto. E poi, perché non mandiamo anche un fax, un piccione e magari chiediamo ad una segretaria di parlarne con la segretaria del collega quando si vedono la sera in palestra?
Perché semplicemente non si contatta il collega, gli si chiede se in quel momento può ascoltare e solo dopo che gli si è spiegato che si ha bisogno gli si manda una mail coi dettagli.
Altra cosa importante, fino a quando non abbiamo avuto un ok dal collega la modalità giusta è la sua. Se lui per primo ci chiede una mail è inutile mandare un fax o insistere a voce o per telefono. Ci ha chiesto una mail e mail sia. Se invece dice che gli basta una telefonata o che vuole un post-it sullo schermo del PC questo è quello che dobbiamo fare.
Come ultima analisi dobbiamo ricordarci che ci può comunque sempre stare che un collega non riesca ad accontentarci e dobbiamo sempre avere la franchezza di dire “mi son sbagliato, mi son dimenticato, non sono riuscito” se noi non riusciamo ad accontentare un collega e non riusciamo ad avvisarlo per tempo del nostro ritardo.
Comunque, come sempre, se ci fosse buon senso sarebbe molto meglio. Purtroppo cerchiamo di mantenere le nostre attività ad un livello che tolga le responsabilità dalla relazione.
Mandare una mail ed un sollecito solleva chi la manda e chi la riceve, ci troviamo un’attività senza responsabilità. Il primo è sollevato perché “lui l’ha detto”, il secondo perché “lui non ha letto perché aveva da fare”.
In questo modo tutti ci possiamo lamentare ma nessuno è colpevole, abbiamo agito in modo da deresponsabilizzarci tutti.